Privacyreglement Ergotherapie Van der Sande

Inleiding

Wij vinden het belangrijk dat de privacy van onze klanten/cliënten goed is geborgd. Dit privacyreglement beschrijft hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens, waaronder medische gegevens. Het is raadzaam het privacyreglement goed door te lezen. Als u vragen heeft, kunt u terecht bij uw behandelaar, of u stuurt uw vraag naar info@ergotherapievandersande.nl. U kunt ook telefonisch contact opnemen via 06-20034545.

1 Definities

In dit privacyreglement gebruikt Ergotherapie Van der Sande een aantal definities (deze kunnen in enkelvoud en in meervoud worden gebruikt). In dit reglement wordt aan onderstaande begrippen de navolgende betekenis gegeven.

Reglement
dit privacyreglement

Privacy-wetgeving
de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Gegevens 
de gegevens die betrekking hebben op een persoon

Praktijk
Ergotherapie Van der Sande (KvK nr. 17234030), verwerkingsverantwoordelijke

Cliënt
een klant/cliënt van de praktijk

Verwerking
een bewerking of geheel van bewerkingen met betrekking tot gegevens of geheel van gegevens al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending of op andere wijze ter beschikking stellen, combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens (artikel 4 lid 2 Algemene Verordening Gegevensbescherming)

Cookie
een klein bestand dat via een internetsite in uw browser wordt geplaatst en informatie over uw bezoek aan de internetsite van Ergotherapie Van der Sande registreert

2 Toepasselijkheid

Ergotherapie Van der Sande mag de gegevens die u aan haar verstrekt niet zonder meer verwerken. De Privacywetgeving is bedoeld om de privacy van personen te beschermen. Door deze wetgeving wordt het toegestane gebruik van uw persoonsgegevens door anderen beperkt. Op grond van deze wet hebben we de plicht u:

• op de hoogte te stellen van de wijze waarop en het doel waarmee gegevens door ons worden verwerkt;
• u te melden wie de gegevens kunnen inzien;
• voor het verwerken van bepaalde gegevens uw toestemming te vragen.

Ergotherapie Van der Sande vindt uw privacy belangrijk. Daarom geven wij in dit reglement een toelichting op hoe met uw gegevens wordt omgegaan, wat het doel is van het gebruik daarvan en voor de verwerking van welke gegevens Ergotherapie Van der Sande expliciet om uw toestemming moet vragen.

3 Doelen

De praktijk kan de gegevens verwerken voor de volgende doelen:

1. het verlenen van ergotherapeutische zorg;
2. het declareren van verleende ergotherapeutische zorg bij de cliënt of zorgverzekeraar;
3. ten behoeve van kwaliteitsdoeleinden;
4. wetenschappelijk onderzoek.

4 Beschrijving van de gegevens

De navolgende gegevens kunnen worden verwerkt of kunnen te herleiden zijn:

• naam;
• adres/contactgegevens;
• telefoonnummer;
• e-mail adres;
• IP-adres;
• geboortedatum;
• BSN nummer;
• geslacht;
• gegevens zorgverzekeraar;
• medische gegevens (bijv. aandoening en medicijngebruik) incl. medische geschiedenis;
• naam huisarts/andere betrokkenen, zoals andere zorgverleners;
• maatschappelijke gegevens (bijv. gezinssamenstelling en burgerlijke staat);
• gegevens van de ouder(s)/wettelijk vertegenwoordiger, of contactpersoon;
• gegevens over religie of levensbeschouwing indien dat relevant is voor de behandeling;
• documentnummer legitimatiebewijs en u dient zich als nieuwe cliënt te legitimeren (er wordt géén kopie gemaakt van het legitimatiebewijs).

5 Gegevensverwerking

Ergotherapie Van der Sande verwerkt (mogelijk) uw persoonsgegevens als u:

• cliënt wordt bij ons naar aanleiding van een verwijzing of naar aanleiding van screening in het kader van Directe Toegankelijkheid;
• cliënt bent;
• bent opgegeven als contactpersoon van een cliënt;
• een zakelijke relatie bent van Ergotherapie Van der Sande;
• (via het contactformulier) contact met ons opneemt.

Wijze van verwerking

1. Om goede zorg te kunnen verlenen worden gegevens over de behandeling vastgelegd in een dossier. Uw behandelend ergotherapeut heeft wettelijk een dossierplicht. De behandelingsovereenkomst vormt de grondslag voor het mogen verwerken van de gegevens. Alleen uw behandelend ergotherapeut en anderen die rechtstreeks betrokken zijn bij uw zorgvraag hebben toegang tot de gegevens voor zover dat nodig is om goede zorg te kunnen verlenen. Daarnaast worden de gegevens gebruikt om de verleende zorg te kunnen declareren.
2. Als zorgaanbieder is de praktijk wettelijk verplicht te zorgen voor systematische bewaking van de kwaliteit van de geboden zorg. De gegevens kunnen daarvoor worden gebruikt. Wij zullen daarbij niet meer gegevens verwerken dan nodig is. Ook worden gegevens daar waar mogelijk gepseudonimiseerd of geanonimiseerd zodat deze niet (direct) herleidbaar zijn tot individuele personen.
3. Als wij uw gegevens gebruiken voor wetenschappelijk onderzoek zal hiervoor voorafgaand om uw toestemming worden gevraagd, tenzij dat niet mogelijk blijkt en de wet toestaat dat de gegevens zonder toestemming van de cliënt worden gebruikt. Wij zullen in beide gevallen niet meer gegevens verwerken dan nodig is. Ook worden gegevens daar waar mogelijk gepseudonimiseerd of geanonimiseerd zodat deze niet (direct) herleidbaar zijn tot individuele personen.
4. Zorgverzekeraars met wie de praktijk een overeenkomst heeft, controleren of gedeclareerde zorg rechtmatig is. Zij kunnen in het kader van materiële controle inzage verlangen in dossiers. De praktijk is gehouden om hieraan medewerking te verlenen.
5. Uw gegevens worden niet met derden gedeeld, tenzij sprake is van een van de hiervoor genoemde situaties of als u ons hiervoor schriftelijk toestemming heeft gegeven.
6. De gegevens over religie worden enkel verwerkt indien dit invloed heeft op het behandeladvies en wanneer u hiervoor vooraf toestemming heeft gegeven.
7. Om een behandeling te kunnen doen, is de verwerking van gegevens over uw gezondheid noodzakelijk. U geeft hier vooraf toestemming voor.
8. Voor de verwerking van de persoonsgegevens maakt de organisatie gebruik van diensten van derden, zogenaamde verwerkers. Deze verwerkers verwerken de persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van de organisatie. Met de verwerkers heeft de organisatie een verwerkersovereenkomst gesloten waarin de verwerker wordt verplicht om alle verplichtingen uit de Wet bescherming persoonsgegevens, de Europese algemene verordening gegevensbescherming en dit privacyreglement na te leven.

6 Bewaartermijn

1. Het dossier met behandelinformatie wordt gedurende vijftien jaar na afloop van de behandelingsovereenkomst bewaard, tenzij goed zorgverlenerschap met zich meebrengt dat de gegevens langer worden bewaard¹.
2. In andere gevallen dan in dit artikel vermeld worden gegevens niet langer bewaard dan nodig is voor het doel.
3. Uitzondering op het voorgaande in dit artikel is van toepassing als op uw uitdrukkelijk schriftelijk verzoek gegevens zijn vernietigd.

¹ De wettelijke bewaartermijn is bepaald in de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO)

7  Verstrekking persoonsgegevens aan derden

Wij gaan vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om. Dit betekent dat wij gegevens niet aan derden verstrekken behoudens de hierna genoemde uitzonderingen. Ook leggen wij een geheimhoudingsverplichting op aan onze medewerkers en externe partijen die de praktijk inschakelt ten behoeve van onze activiteiten, zoals bijvoorbeeld leveranciers van software.

Uitzondering op de geheimhoudingsverplichting is uitsluitend mogelijk als:

• u hiervoor schriftelijk toestemming heeft gegeven;
• het verstrekken van de gegevens noodzakelijk is voor een goede zorgverlening en de ontvanger, bijvoorbeeld de huisarts, eveneens betrokken is bij de zorgvraag;
• er zwaarwegende redenen zijn om het medisch beroepsgeheim te doorbreken, bijvoorbeeld als sprake is van een noodtoestand in de zin van een conflict van plichten of bij signalen die wijzen op kindermishandeling en/of huiselijk geweld; of
• wij daartoe gehouden zijn op grond van een wettelijke verplichting of in een kracht van gewijsde gegane rechterlijke uitspraak.

8 Informatiebeveiliging en beveiliging

1. Ergotherapie Van der Sande verwerkt uw persoonsgegevens uitsluitend overeenkomstig de wet. Dit houdt (onder meer ) in dat de gegevens alleen worden verwerkt voor de doelen waarvoor ze worden verkregen en op een behoorlijke/zorgvuldige wijze overeenkomstig de wet en dit reglement.
2. Uw persoonsgegevens kunnen enkel en alleen door personen werkzaam voor Ergotherapie Van der Sande worden ingezien, tenzij in dit reglement anders is bepaald. Al uw persoonsgegevens worden door Ergotherapie Van der Sande beveiligd tegen onbevoegde toegang. De beveiliging bestaat uit:
   –  een geheimhoudingsplicht ten aanzien van alle aan Ergotherapie Van der Sande verstrekte persoonsgegevens;
   –  passende technische en organisatorische maatregelen die redelijkerwijs mogelijk zijn om het gebruikte systeem te beveiligen tegen inbreuken van buitenaf.

9 Cookies

Wij maken gebruik van cookies van Google om statistieken te verzamelen over het gebruik van onze website. Hiermee kunnen we de website vervolgens verbeteren voor uw gemak. De informatie die Google verzamelt wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. Uw IP-adres wordt nadrukkelijk niet meegegeven. Voor meer informatie over de wijze waarop Google gebruik maakt van cookies, verwijzen we u naar deze website: http://www.google.nl/policies/privacy/ads/

10 Rechten

1. Het recht op informatie: Als cliënt heeft u het recht te weten dat gegevens over u worden verwerkt. Wij informeren u daarover in algemene zin door middel van dit privacyreglement. Wij, in het bijzonder uw behandelend ergotherapeut, informeert u ook in specifieke gevallen, bijvoorbeeld als een brief aan de huisarts wordt gestuurd over de voortgang of einde van de behandeling.
2. Het recht op inzage: U heeft als cliënt het recht op inzage in uw gegevens. Ook kunt u een kopie opvragen van het dossier waarin uw gegevens staan. Wij nemen een verzoek tot inzage of kopie zo snel als mogelijk in behandeling. Een kopie wordt bij voorkeur ‘in handen’ gegeven, waarbij wij vragen u te legitimeren met een geldig identiteitsbewijs. Deze voorzorgsmaatregel is om te voorkomen dat uw gegevens bij onbevoegden terechtkomen. Ook biedt het persoonlijk overhandigen de mogelijkheid om eventuele vragen te beantwoorden.
3. Het recht op correctie en verwijdering: U heeft als cliënt het recht om rectificatie te verzoeken als sprake is van een onjuist- en/of onvolledigheid in uw gegevens. Wij zullen eventuele onjuist- en/of onvolledigheden zo snel als mogelijk aanpassen.
   Aan het recht op (gedeeltelijke) verwijdering van uw gegevens kan alleen tegemoet worden gekomen als het bewaren van de gegevens niet van aanmerkelijk belang is voor een ander en de gegevens niet op grond van een wettelijke regeling bewaard dienen te blijven.
4. Het recht van verzet: In bepaalde gevallen heeft u het recht om zich tegen de verwerking van uw gegevens te verzetten.
5. Het recht op dataportabiliteit: U heeft het recht om persoonsgegevens die van u worden bewaard te ontvangen en over te dragen naar een andere organisatie.
6. Het recht op een menselijke blik bij geautomatiseerde besluiten: Bij een geautomatiseerd besluit heeft u het recht om de beslissing te laten nemen door menselijke tussenkomst.
7. Bij het uitoefenen van rechten als beschreven in dit artikel geldt ten aanzien van onder curatele gestelde personen dat deze rechten door de wettelijk vertegenwoordiger kunnen worden ingediend.

Mocht u gebruik willen maken van genoemde rechten dan kunt u per e-mail een verzoek sturen naar info@ergotherapievandersande.nl. Geef hierbij aan wat de beweegreden is. U ontvangt binnen één maand na ontvangst van uw verzoek bericht daarover. Als uw verzoek wordt afgewezen, dan zal dat worden onderbouwd. Een reden kan zijn dat uw dossier informatie bevat die van belang is of kan zijn voor anderen.

 11 Wijzigingen

De praktijk kan het privacyreglement eenzijdig aanpassen, bijvoorbeeld als de wetgeving wijzigt. Wij zullen u in dat geval via onze website www.ergotherapievandersande.nl informeren. Wij adviseren u het privacyreglement regelmatig te bekijken.

12 Klachten

Hoewel wij al het nodige doen om uw privacy te borgen, kan het zijn dat u niet tevreden bent over de wijze waarop uw gegevens worden verwerkt. Als u een klacht heeft, kunt u dit bespreken met uw ergotherapeut. Zij is bereikbaar via 06-20034545, of per e-mail info@ergotherapievandersande.nl. Adres: Raadshuisstraat 1a, 5066AP Moergestel.

Indien dit niet leidt tot een oplossing kunt u gebruik maken van uw recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl) of een beroep te doen op de bevoegde rechter.

Aanpassen privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. Wijzigingen zullen wij op deze website publiceren.

april 2023